home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d6 / adrsbk3.arc / ADDRESS.DOC next >
Text File  |  1990-05-25  |  32KB  |  1,020 lines
  1.  
  2.  
  3.          THE ADDRESS BOOK                                      Version 3.00
  4.  
  5.  
  6.                                  TABLE OF CONTENTS
  7.  
  8.  
  9.  
  10.          INTRODUCTION   ........................................ 3
  11.  
  12.         brief overview and features
  13.  
  14.      OPENING SCREEN  ....................................... 4
  15.  
  16.         setup modem
  17.         DIALOUT #
  18.         geting to/creating data files
  19.  
  20.      MAIN MODE   ........................................... 5,6,7
  21.  
  22.         general description of MAIN MODE   (pg 5)
  23.         key functions in MAIN MODE         (pg 5,6,7)
  24.         pressing keys to go to records     (pg 6)
  25.         untagging all records           (pg 6)
  26.         exiting program                    (pg 7)
  27.         saving tags on exiting             (pg 7)
  28.         tagging individual records         (pg 7)
  29.  
  30.      ADD MODE <F2>   ....................................... 8,9
  31.  
  32.         general description of ADD MODE     (pg 8)
  33.         description of fields               (pg 8)
  34.         use of <?> key in Group: field      (pg 8)
  35.         calling extensions inner office     (pg 8)
  36.         calling long distance within
  37.                    your area code                   (pg 8)
  38.         key functions in ADD MODE           (pg 9)
  39.  
  40.      MODIFY MODE <F3>   ..................................... 10
  41.  
  42.         desription of MODIFY MODE
  43.         key functions in MODIFY MODE (see also ADD MODE)
  44.  
  45.      DELETE MODE <F4>   ..................................... 11
  46.  
  47.         description of DELETE MODE
  48.         key functions in DELETE MODE
  49.  
  50.      SEARCH MODE <F5>   ..................................... 12,13,14
  51.  
  52.         general description of SEARCH MODE (pg 12)
  53.         description of each search field   (pg 12)
  54.         use of <?> key in Group: field     (pg 12)
  55.         examples of uses           (pg 13)
  56.         key functions in SEARCH MODE       (pg 14)
  57.         (un)tagging all records <F9>       (pg 14)
  58.  
  59.  
  60.  
  61.          THE ADDRESS BOOK                                      Version 3.00
  62.  
  63.                                   TABLE OF CONTENTS
  64.  
  65.                                      continued
  66.  
  67.      PHONE MODE <F6>   ...................................... 15
  68.  
  69.         general description of PHONE MODE
  70.         key functions in PHONE MODE
  71.         logging (keeping track) of telephone calls
  72.         calling extensions inner office
  73.         calling long distance within your area code
  74.  
  75.  
  76.  
  77.      PRINT MODE <F7>   ...................................... 16,17,18,19
  78.  
  79.         dsplayd, tagged, all               (pg 16)
  80.         cards, labels                   (pg 16)
  81.         envlope                       (pg 17)
  82.         return address option           (pg 17)
  83.         examples                   (pg 18)
  84.         key functions in PRINT MODE        (pg 19)
  85.  
  86.      FILES MODE   ........................................... 20
  87.  
  88.         general description
  89.         key functions in FILES MODE
  90.  
  91.  
  92.          THE ADDRESS BOOK            Page 3                     Version 3.00
  93.  
  94.  
  95.                                    INTRODUCTION
  96.  
  97.      If you have read README.1ST continue. If you haven't please do
  98.      so before continuing.
  99.  
  100.      THE ADDRESS BOOK is written for both Monochrome & Color Monitors.
  101.      If you have a monochrome monitor, just simply run the program & it
  102.      will automatically operate in Monochrome mode.
  103.  
  104.          THE ADDRESS BOOK is, a rolodex type program written to be simple
  105.      enough so that it can be used in your home and powerful enough to
  106.      be used at your office to maintain a list of your friends,
  107.      relatives, business associates, contractors, suppliers etc.
  108.  
  109.          FEATURES:
  110.  
  111.      :1000 records per file            :Multiple Files
  112.      :Add Records                :Modify Records
  113.      :Delete Records            :Search 7 different ways
  114.      :Print Envelopes            :Return address option
  115.      :Print Labels (3 choices)          :Telephone from Records
  116.      :Log your calls                        :Com1 or Com2
  117.        :Tone or Pulse                         :outside line access for
  118.      :Monochrome or Color             offices
  119.      :Tag Records for use with options      :Option of saving tagged
  120.      :Press any key takes you to first     records on exit
  121.       name beginning with that character
  122.  
  123.      THE ADDRESS BOOK is copyright and is released for distribution by
  124.      the author for uploading to (in its original form with all files
  125.      unchanged) and downloading from BBS's provided that no other
  126.      person, other than the author, may accept payment or royalties
  127.      for this program (See README.1ST for complete details).
  128.  
  129.      We have worked very hard at putting this program together & have
  130.      given it to you in its complete form.
  131.  
  132.      Try THE ADDRESS BOOK and if you feel it will be of benefit to you,
  133.      please register yourself with us, & let us know of your suggestions
  134.      for improvements so that we may be able to continually improve
  135.      THE ADDRESS BOOK.
  136.  
  137.      A form in the file, FORM.DOC, is  provided for your convenience.
  138.  
  139.          The cost to register is $25.00 (Ontario residents add 8% sales tax)
  140.      per computer using THE ADDRESS BOOK.
  141.  
  142.          If you have any problems or suggestions please let us know.
  143.  
  144.      To register or discuss the program please call or write:
  145.  
  146.  
  147.                            THE ADDRESS BOOK
  148.                            75 Breckonwood Cres.
  149.                            Thornhill, Ontario.
  150.                            Canada
  151.                            L3T 5G8
  152.                            Telephone (416) 229-2211 Voice
  153.                                      (416) 889-2012 Fax
  154.  
  155.  
  156.  
  157.      THE ADDRESS BOOK            Page 4                     Version 3.00
  158.  
  159.  
  160.                                  OPENING SCREEN
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.            KEYS
  166.  
  167.       <F1>            Allows you to configure THE ADDRESS BOOK
  168.                 to operate with either COM1 or COM2,
  169.                 Tone or Pulse for your modem & telephone
  170.                 line.
  171.  
  172.                 THE ADDRESS BOOK defaults to COM1, TONE. To
  173.                 change the default, just move the cursor over
  174.                 COM2, press <Enter> & the second box appears,
  175.                 with TONE, PULSE, allowing you to change to
  176.                 PULSE. Pressing <Enter> on your choice gives
  177.                 you a third box which is ONLY NEEDED in an
  178.                 office environment that requires dialing a 1
  179.                 or 2 digit number to get an outside line.
  180.                 Just type in the LINEOUT # (usually '9') up
  181.                 to 2 digits & press <F10> save.
  182.                 If you decide to return to previous boxes
  183.                 just press <PgUp>. After you have made your
  184.                 choice(s), Press <F10> to save & continue on
  185.                 to enter your file name. The check marks show
  186.                 the present configuration.
  187.  
  188.           <Esc>            Exit THE ADDRESS BOOK
  189.  
  190.           <Enter>               Accepts default file name (ADDRESS)*.
  191.  
  192.                                             or
  193.  
  194.                 type in your own file name, including the
  195.                 Drive & subdirectory you wish to keep your
  196.                 data file in. If you wish to keep it in the
  197.                 directory you are in just type in the name.
  198.  
  199.           ____________________________________________________________
  200.       Example:        a:\ADDRESS\YOURFILE takes you to A: drive
  201.               subdirectory ADDRESS and the file YOURFILE.
  202.  
  203.                     OR
  204.  
  205.                  YOURFILE keeps you in the directory you are in
  206.                & the file YOURFILE.
  207.           _____________________________________________________________
  208.     * THE ADDRESS BOOK adds .FIL to all address directory files
  209.       File name becomes ADDRESS.FIL or YOURFILE.FIL
  210.  
  211.  
  212.                         After pressing <Enter> you are in
  213.  
  214.  
  215.                                    MAIN MODE
  216.  
  217.     If you have any tagged records a message will appear for 3 seconds
  218.     telling you that there are tagged records in this file.
  219.  
  220.  
  221.  
  222.          THE ADDRESS BOOK            Page 5                     Version 3.00
  223.  
  224.  
  225.                                     MAIN MODE
  226.  
  227.  
  228.         SCREEN
  229.  
  230.  
  231.            At the top of the screen, above the top card, the file name,
  232.     if you have a real time clock, today's date, and the correct time.
  233.  
  234.     Top right hand side is 'Records:' giving the total number of records
  235.     in this file.
  236.  
  237.     Bottom right hand side is 'MAIN MODE'. This changes to display the
  238.     mode you are in presently.
  239.  
  240.     Bottom left hand side 'F1=HELP'. Press <F1> & all Function keys &
  241.     their uses are displayed at bottom of screen.
  242.  
  243.     6 cards (records) are displayed in centre screen. They can be
  244.     scrolled up or down or worked with as described below.
  245.  
  246.     The following will give you a description of each key in MAIN
  247.     MODE but a full description of how to use each 'MODE' follows.
  248.  
  249.            KEYS        MODE            ACTION
  250.  
  251.  
  252.        F2        ADD        Screen clears front card & cursor
  253.                     appears ready for entering info.
  254.  
  255.        F3        MODIFY        Screen displays front card with
  256.                     cursor in first field ready for
  257.                     editing.
  258.  
  259.        F4        DELETE        Delete front displayed card or
  260.                     tagged cards.
  261.  
  262.        F5        SEARCH        Select from 7 search options to
  263.                     find records.
  264.  
  265.        F6        PHONE         Allows you to call, through your
  266.                     modem, telephone numbers in your
  267.                     records.
  268.  
  269.  
  270.        F7        PRINT        For various printing jobs.
  271.  
  272.  
  273.        F8           FILES        To change to different file.
  274.  
  275.  
  276.          THE ADDRESS BOOK            Page 6                     Version 3.00
  277.  
  278.  
  279.                                     MAIN MODE (cont'd)
  280.  
  281.            KEYS                        ACTION
  282.  
  283.        ANY KEY            Press any character key (alphabet or
  284.                     number) & you will be moved to the
  285.                     first 'Name:' or 'Company:' beginning
  286.                     with that character or the closest
  287.                     one after it if no name begins with
  288.                     that character. Numbers are before
  289.                     the alphabet. Therefore if you do not
  290.                     have a company that starts with a
  291.                     number, it will go to the A's.
  292.  
  293.        F1                    All 'F' Keys & their functions
  294.                     appear at the bottom of the
  295.                     screen. Press any key & it will
  296.                     disappear.
  297.  
  298.        F9                Untags only - all records tagged.
  299.  
  300.        F10                     In most programs the changes you
  301.                     make are really made in RAM for
  302.                     speed & are generally saved on exit.
  303.                     If you wish to save more frequently
  304.                     just push F10 & you will be saving
  305.                     the whole file. Also see 'Esc'
  306.  
  307.        Up Arrow            Scrolls 1 record up.
  308.  
  309.        Dn Arrow            Scrolls 1 record down.
  310.  
  311.        Page Up            Moves 6 records up.
  312.  
  313.        Page Down            Moves 6 records down.
  314.  
  315.        Home                Moves to beginning of records
  316.                     sorted alphabetically from 'Name'
  317.                     field or 'Company' if there is
  318.                     nothing in 'Name'.
  319.  
  320.        End                Moves to end of records sorted
  321.                     alphabetically by 'Name' field or
  322.                     'Company' if there is nothing in
  323.                     'Name'.
  324.  
  325.  
  326.  
  327.          THE ADDRESS BOOK            Page 7                     Version 3.00
  328.  
  329.  
  330.                                     MAIN MODE (cont'd)
  331.  
  332.        Esc                Leaves THE ADDRESS BOOK. If you are
  333.                     a hard disk user, THE ADDRESS BOOK
  334.                     will make a backup of your file first
  335.                     so if there was a problem in writing
  336.                     your file over its original file, you
  337.                     will find in the THE ADDRESS BOOK
  338.                     directory, a file 'EZF$$$.FIL' which
  339.                     can be used. If the transfer was
  340.                     successful EZF$$$.FIL will be 0
  341.                     bytes.
  342.  
  343.      SPECIAL FEATURE                    Prior to exiting, if you have tagged
  344.                     records, you will be given the 
  345.                     opportunity to 'SAVE TAGS' Yes or NO.
  346.                     If you say 'Y'es the file will be
  347.                     saved with all tagged records in
  348.                     place so that on returning to the
  349.                     same file you will find all
  350.                     previously tagged records still
  351.                     tagged. If you choose 'N'o, the file
  352.                     will be terminated without the tags.
  353.  
  354.        Enter            Tags front displayed record or
  355.                     untags it if already tagged.
  356.  
  357.  
  358.          THE ADDRESS BOOK            Page 8                     Version 3.00
  359.  
  360.                   <F2> ADD MODE
  361.  
  362.        Enter from MAIN MODE to add new records to the file.
  363.  
  364.         Having pressed <F2> the front displayed card disappears & the
  365.       cursor is displayed in the 'Name' field ready for entering data.
  366.  
  367.       You can leave any field blank. So enter what info you have &
  368.       save your records at any time, from any field.(F10)
  369.  
  370.       THE ADDRESS BOOK sorts automatically alphabetically by 'Name'
  371.       but if this is blank it sorts alphabetically by 'Company'.
  372.  
  373.       Some fields deserve a bit of explanation:
  374.  
  375.       Name:    Can be entered as 'John Smith' or 'Smith, John'. When in
  376.            PRINT MODE & wish to print an envelope or label, THE ADDRESS
  377.            BOOK when it finds 'Smith, John' will automatically turn it
  378.            around for you & print 'John Smith' removing the comma. If
  379.            it finds 'John Smith' it leaves it that way (see PRINT MODE).
  380.  
  381.       Group:   People classified under common meaning to you ie: doctors,
  382.                contractors, relatives, clients etc. (see SEARCH MODE).
  383.            Press <?> & a box will appear with all the 'Group' names you
  384.            have already created. Scroll through them & if you find one
  385.                you want to use press <Enter> & it will appear in the field.
  386.            If you decide to create a new one, just press <Esc> & you will
  387.                be back to the field to enter a new name.
  388.  
  389.       Company: THE ADDRESS BOOK records are sorted alphabetically by this
  390.            field if there is nothing in 'Name:' field. If this is the
  391.            case you will see in boxes 2-6, Name: field & Group: field
  392.            replaced by Company: field.
  393.  
  394.       Prov/St: Good for U.S. & Canada, allowing up to 3 characters.
  395.                This field automatically capitalizes when you press <Enter>.
  396.  
  397.       Pcode:   Good for U.S. & Canada (or any 7 digit postal code). Allows
  398.            entry of numbers or letters.
  399.            This field automatically capitalizes when you press <Enter>
  400.  
  401.       Phone:   4 separate fields for phone numbers. Each allows you to name
  402.            them OFFICE, HOME, CAR, FAX, PAGER or leave blank. If you
  403.            intend to use <F6> PHONE MODE, do not put in area codes when
  404.            putting in local numbers (see PHONE MODE).
  405.            To bypass DIALOUT # in SETUP for an individual # simply put an
  406.            '*' in first character of area code box. This will allow you
  407.            to use THE ADDRESS BOOK to call inner office extension numbers
  408.  
  409.            Place the extension numbers in any position in phone  ie:
  410.            1(*  )23 -     or 1(*  )   -2492.
  411.  
  412.            To dial a number that is within your area code but long
  413.            distance (dial 1) than put '1' in same spot as you would '*'
  414.            ie: 1(1  )555-1234.
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.          THE ADDRESS BOOK            Page 9                     Version 3.00
  420.  
  421.                   <F2> ADD MODE (cont'd)
  422.  
  423.  
  424.            KEYS                        ACTION
  425.  
  426.        F10                  Saves entered data in a new record
  427.                       when pressed.
  428.  
  429.        Esc                Leaves ADD MODE & returns to MAIN MODE.
  430.  
  431.        Enter              Moves cursor to next field. If pressed
  432.                       in 'Note' field it automatically saves
  433.                       your record.
  434.  
  435.        Up/Dn Arrows              Moves cursor back & forth 1 field.
  436.  
  437.        BkSpace              Erases 1 character to left of cursor
  438.                       within current field.
  439.  
  440.        Insert              Toggles on & off allowing insertion
  441.                       at the current cursor position.
  442.  
  443.        Delete              Deletes character at current cursor
  444.                       position & moves everything right of
  445.                       cursor 1 position to left.
  446.  
  447.        Home/End              Moves cursor to beginning or end of
  448.                       characters within current field.
  449.  
  450.        Page Up              Moves cursor to first field (Name).
  451.  
  452.        Page Dn              Moves cursor to last field (Note).
  453.  
  454.        F6                  Moves cursor to Phone #1 field.
  455.  
  456.  
  457.  
  458.          THE ADDRESS BOOK            Page 10                    Version 3.00
  459.  
  460.                   <F3> MODIFY MODE
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.      Enter MODIFY MODE from either MAIN MODE or SEARCH MODE.
  466.  
  467.      In this Mode you can edit any record displayed on the front card.
  468.  
  469.      All KEYS used in ADD MODE are used for the same purpose in MODIFY
  470.      MODE. <Esc>, though, returns you to MAIN MODE or SEARCH MODE,
  471.      whichever MODE you were in when you pressed <F3>.
  472.  
  473.  
  474.  
  475.          THE ADDRESS BOOK            Page 11                    Version 3.00
  476.  
  477.                   <F4> DELETE MODE
  478.  
  479.  
  480.  
  481.      Enter DELETE MODE from either MAIN MODE or SEARCH MODE.
  482.  
  483.      You can either delete the front displayed record or all tagged
  484.      records.
  485.  
  486.      A safety feature prevents you from accidentally tagging all records
  487.      & deleting them. The only way to delete all records is to use an
  488.      erase utility to erase the file outside of THE ADDRESS BOOK.
  489.  
  490.      REMEMBER     When you press <D> or <T> you have deleted that
  491.               record for good.
  492.  
  493.  
  494.  
  495.            KEYS                        ACTION
  496.  
  497.  
  498.        Esc                Takes you out of DELETE MODE &
  499.                     returns you to the last MODE
  500.                     you were in (MAIN or SEARCH).
  501.  
  502.  
  503.        D                Deletes the front displayed
  504.                     record.
  505.  
  506.        T                Deletes all tagged records.
  507.  
  508.  
  509.  
  510.          THE ADDRESS BOOK            Page 12                    Version 3.00
  511.  
  512.                   <F5> SEARCH MODE
  513.  
  514.  
  515.  
  516.      Entered from either MAIN MODE or re-entered from SEARCH MODE.
  517.  
  518.      NOTE: All searches are case insensitive & therefore you do
  519.      not have to capitalize.
  520.  
  521.      Select field you wish to search under & press <Enter>.
  522.  
  523.         NAME    Enter Name you wish to find press <Enter>.
  524.  
  525.             You do not have to write in the whole name & THE
  526.             ADDRESS BOOK will match up whatever you have entered
  527.             & give you all records with that combination of
  528.             characters in NAME.
  529.         ________________________________________________________________
  530.     Example: Looking for 'John Smith'.
  531.  
  532.          Type in - John        get all records with 'John'
  533.                         in it including 'Johnson'.
  534.  
  535.          Type in - Smith    get all records with 'Smith'
  536.                     in it including 'Smithe',
  537.                     'Smithson' etc.
  538.  
  539.          Type in - John Smith    get only 'John Smith'(if there
  540.                     are 2 John Smith's with no
  541.                     middle initial you will get both.
  542.          ________________________________________________________________
  543.  
  544.         GROUP    This gives you an opportunity to categorize
  545.             your records, allowing you to search records
  546.             under a common meaning to you such as 'Friends',
  547.             'Brokers','Clients','Relatives' etc. You can enter
  548.             <?> & choose from your list by pressing <Enter> on
  549.             the one where you have positioned the black bar.
  550.  
  551.         COMPANY Same as NAME search.
  552.  
  553.         PCODE   Same as NAME search.
  554.  
  555.         PHONE    Just put in the last 4 digits of the phone number.
  556.             THE ADDRESS BOOK automatically searches all
  557.             4 'phone' fields.
  558.  
  559.     Use this search to find long distance numbers on your telephone bill
  560.     that you can't identify. Or, check a number scribbled on a piece of
  561.     paper you can't remember to whom it belongs.
  562.  
  563.         TAGGED    All records tagged will be displayed.
  564.  
  565.     Use this search to look at all you have tagged from the several
  566.     searches & tags you have made.
  567.     Example on following page.
  568.  
  569.  
  570.  
  571.          THE ADDRESS BOOK            Page 13                    Version 3.00
  572.  
  573.                   <F5> SEARCH MODE (cont'd)
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.         Example of Tagging records.
  579.  
  580.     You are going to make a party & you are making a mailing list.
  581.     You want to invite some friends, relatives & some clients.
  582.  
  583.     1. Press <F5>.
  584.     2. <Dn Arrow> to Group & press <Enter>.
  585.     3. Type in Friends press <Enter>.
  586.     4. You now have a list of all your friends on screen.
  587.        Found: 18
  588.     5.(a) If you want to invite all of them press <F9>
  589.           tagging all.
  590.  
  591.                 OR
  592.       (b) Scroll through your list. Press <Enter> when you
  593.           find a friend you wish to invite. Let's say you
  594.           tag 8 friends.                                           TAG  8
  595.     6. Repeat Steps 1.& 2.
  596.     7. Type in Relatives. Press <Enter>. You have list of
  597.            all relatives.
  598.        Found: 7
  599.         8. Repeat step 5.(a) or (b). You tag 4 relatives               TAG  4
  600.      9. Repeat steps 1. & 2.
  601.     8. Type in Clients. you have list of all clients.
  602.        Found 75
  603.     9. Repeat step 5. (a) or (b). You tag 25 clients               TAG 25
  604.        10. Repeat step 1. only.                                       _______
  605.        11. Press <PgDn> so that you are now in 'Tagged'.    Sub total      37
  606.        Press <Enter>.
  607.        12. You now have a complete list of your 37 guests
  608.        ready for calling or addressing envelopes or you
  609.        can now go through your list & untag (Press
  610.        <Enter>) individuals you decide not to invite.
  611.        Say untag 4.                                              UNTAG  4
  612.        13. Repeat steps 1. & 11. & voila, you now have              _________
  613.        33 guests invited.                               TOTAL          33
  614.  
  615.  
  616.     You can now print out a list (Press <F7>, <Dn Arrow>
  617.     to Tagged, <Enter>, <Enter> (Card)).   OR
  618.  
  619.     You can address envelopes (Press <F7>, <Dn Arrow> to
  620.     Tagged, <Enter>, <Dn Arrow> to Label or <Dn Arrow> to
  621.     Envlope. Press <Enter>.    OR
  622.  
  623.     Phone list by Pressing <F6>. Go to the # you want. Press
  624.     <Enter>.
  625.  
  626.  
  627.  
  628.          THE ADDRESS BOOK           Page 14                     Version 3.00
  629.  
  630.                   <F5> SEARCH MODE (cont'd)
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.                                   TO SEARCH
  636.  
  637.            KEYS                        ACTION
  638.  
  639.  
  640.        Up/Dn Arrows            Moves up or down through choices of
  641.                     search.
  642.  
  643.        PgUp/PgDn            PgUp moves you to 'Name'. PgDn moves
  644.                     you to TAGGED.
  645.  
  646.        Enter            After you have moved to your choice,
  647.                     pressing <Enter> takes you to Enter
  648.                     Search Data, where you can enter what
  649.                     you are looking for.
  650.  
  651.  
  652.                                   AFTER SEARCH
  653.  
  654.  
  655.  
  656.     All Keys used in MAIN MODE except <F2> ADD MODE & <F8>FILES,
  657.     <F10> SAVE.
  658.  
  659.     <F9>(UN)TAG works in SEARCH MODE. It tags & untags all the
  660.     records you have found.
  661.  
  662.  
  663.  
  664.          THE ADDRESS BOOK            Page 15                    Version 3.00
  665.  
  666.                   <F6> PHONE MODE
  667.  
  668.                   for modem users
  669.  
  670.  
  671.  
  672.     Enter this mode from either the MAIN MODE or SEARCH MODE.
  673.  
  674.     NOTE: if you require (in an office environment) an OUTSIDE LINE #
  675.           ie: dial say '9' to connect with an outside line
  676.           see <F1> Page 4.
  677.  
  678.     For using LINEOUT #, if required, see ADD MODE page 8.
  679.  
  680.         For calling long distance within same area code, see ADD MODE page 8.
  681.  
  682.     Press <F6> & the cursor will appear covering Phone #1. If this
  683.     is the number you wish to dial simply press <Enter> & THE ADDRESS
  684.     BOOK will ask you if you wish to log the call . If you decide not to
  685.     log number you have selected simply press <Enter> again & it will
  686.     begin dialling. If you say <Y>es, a message will come on telling you
  687.     to press <Spacebar> when you have made connection with the other
  688.     party. Pressing <Spacebar> begins the logging of your call. When you
  689.     have hung up from the other party, press any key & you will end the
  690.     log. To see your log, look in the file - PHONE.LOG.
  691.     PHONE.LOG will give you the date, time of start of call, the number
  692.     you called & the party you called. It will also give you the time you
  693.     finished the call & give you a total time of call.
  694.  
  695.     If the line is busy, or there is no answer simply press <Esc> &
  696.     the logging will not be done.
  697.  
  698.     THE ADDRESS BOOK will let you know to pick up the receiver. To
  699.     disconnect, press <Esc>. If the line is busy press, <Enter> & THE
  700.     ADDRESS BOOK will disconnect & redial.
  701.  
  702.     If that number is not the one you want, press <Right ARROW> or
  703.     <Left Arrow> & you will move to each phone number in the record.
  704.  
  705.  
  706.     NOTE: All local phone numbers will not dial properly if you include
  707.           the area code. So leave it out.
  708.  
  709.  
  710.            KEYS                        ACTION
  711.  
  712.  
  713.        Enter            Dials number covered by cursor.
  714.                     Redials number if busy.
  715.  
  716.        Esc                Terminates call in progress & if
  717.                     not in a call returns you to MAIN
  718.                     MODE or SEARCH MODE (whichever one
  719.                     you were in).
  720.  
  721.        Right/Left Arrow        Moves cursor forward or backward to
  722.                     next 'Phone #'.
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.          THE ADDRESS BOOK            Page 16                    Version 3.00
  729.  
  730.                   <F7> PRINT MODE
  731.  
  732.     Enter from MAIN MODE or SEARCH MODE.
  733.  
  734.     A box at the right side of the screen appears & you are given 3
  735.     choices -  Dsplayd, Tagged, All.
  736.  
  737.         Dsplayd     refers to the front displayed record
  738.  
  739.         Tagged        refers to all tagged records
  740.  
  741.         All        refers to the whole file (all records)
  742.  
  743.     Choosing the one you want & pressing <Enter> gives you another
  744.     3 Choices - Card, Label, Envlope. If you discover your choice was
  745.     wrong in above box press <PgUp> & you will return to above box.
  746.  
  747.         Cards        Refers to printing out all information of
  748.                 each record as it appears on the screen, with
  749.                 the file name, the number of records printed
  750.                 & the date printed at the top of each page.
  751.  
  752.         Labels        Pressing <Enter> on this choice takes you to
  753.                 another screen. The first 2 choices print
  754.                 the following:
  755.  
  756.                 Name or Company    - if there is no information
  757.                           in 'Company' the name
  758.                           in 'Name' will be printed.
  759.                 Address
  760.                 Suite (left out if there is none)
  761.                 City, State(Prov)
  762.                 Pcode
  763.  
  764.                 ATTENTION: name (if there is a company in
  765.                            'Company' & a name in 'Name')
  766.  
  767.  
  768.                  1-7/16 X 4        Press <Enter> on this will start printing
  769.                                    labels for this size.
  770.  
  771.                  15/16 X 3-1/2     Press <Enter> on this will start printing
  772.                                    labels for this size.
  773.  
  774.          Folder Label      Press <Enter> on this will take you to yet
  775.                                    another 3 choices which print on
  776.                    15/16 X 3-1/2 labels.
  777.  
  778.             Company only    prints only the company.
  779.             Name only    prints name only - last name first
  780.             Company & Name  leads you to last 2 choices.
  781.  
  782.                 Company first     prints company on first line
  783.                         Name on second line.
  784.                 Name first    prints name (last name first)
  785.                         on first line & company on
  786.                         second line.
  787.  
  788.  
  789.  
  790.          THE ADDRESS BOOK            Page 17                    Version 3.00
  791.  
  792.                   <F7> PRINT MODE(cont'd)
  793.  
  794.  
  795.         Envlope            After selecting 'Envlope' by pressing
  796.                 <Enter>, you are given a choice of having a
  797.                 return address. If you select 'Y' you will be
  798.                 asked for a file name. You can enter a name
  799.                 of your choice or press <Enter> & choose the
  800.                 default (RETADDR.ENV). Whenever you choose a
  801.                 new file name, you are asked to enter up to 4
  802.                 lines of up to 40 characters each. You have
  803.                 the option of skipping lines, if you wish.
  804.                 Just press <Enter> when you have completed a
  805.                 line  & the next line will appear. After the
  806.                 4th line, printing will start immediately.
  807.                 This file will be saved with a '.ENV' at the
  808.                 end of it & you can create as many as you
  809.                 wish. If you enter a file name that has
  810.                 already been created, THE ADDRESS BOOK will
  811.                 immediately begin printing with the existing
  812.                 information. Press <Esc> in any operation &
  813.                 it will either give you an opportunity to
  814.                 enter new data or return you to 'MAIN MODE'
  815.                 or 'SEARCH MODE' depending on where you were
  816.                 before entering 'PRINT MODE'.
  817.  
  818.                REMEMBER: Dont put in the '.ENV'. It is done automatically.
  819.  
  820.                 If you choose 'N', THE ADDRESS BOOK centres
  821.                 itself in the middle of the envelope &
  822.                 prints immediately.
  823.  
  824.  
  825.     To explain Labels & Envelopes:
  826.  
  827.         THE ADDRESS BOOK is pretty smart. If there is information in
  828.         both the 'Name:' & the 'Company:' fields THE ADDRESS BOOK
  829.         prints the Company name at the top & then puts the Name of
  830.         the person at the bottom preceded by ATTENTION: If there is
  831.         only one of the above, THE ADDRESS BOOK leaves out the
  832.         'ATTENTION:' & puts whichever field has the information at
  833.         the beginning of the address. (EXAMPLES on next page)
  834.  
  835.     ***** VERY IMPORTANT NOTE *****
  836.  
  837.     If you decide to write your 'Name:' field with the last name first,
  838.     placing a comma after the last name will tell THE ADDRESS BOOK that
  839.     the last name is first & THE ADDRESS BOOK will turn it around and
  840.     remove the comma when printing the name on the label or envelope.
  841.  
  842.     Example:   Smith, John   will become on the label or envelope
  843.  
  844.         ATTENTION: John Smith      Try it!  You'll like it.
  845.  
  846.  
  847.          THE ADDRESS BOOK            Page 18                    Version 3.00
  848.  
  849.  
  850.                   <F7> PRINT MODE(cont'd)
  851.  
  852.  
  853.  
  854.     EXAMPLE (labels shown as example but envelopes are centred & moved
  855.     down a number of lines.)
  856.  
  857.      RECORD  1)
  858.  
  859.      Name: John Smith  or     Name: Smith, John
  860.      Company: ABC Company Limited
  861.      Address: 239 Forest Hills Blvd.
  862.      City: West Palm Beach     Prov/St: FL      PCode: 33401
  863.  
  864.      HOW LABEL APPEARS
  865.  
  866.      ABC Company Limited
  867.      239 Forest Hills Blvd.
  868.      West Palm Beach, FL
  869.      33401
  870.  
  871.  
  872.      ATTENTION: John Smith
  873.     ==================================================================
  874.  
  875.      Record  2)
  876.  
  877.      Name:
  878.      Company: ABC Company Limited
  879.      Address: 239 Forest Hills Blvd.
  880.      City: West Palm Beach     Prov/St: FL      PCode: 33401
  881.  
  882.      HOW LABEL APPEARS
  883.  
  884.      ABC Company Limited
  885.      239 Forest Hills Blvd.
  886.      West Palm Beach, Fl
  887.      33401
  888.  
  889.     ==================================================================
  890.  
  891.      RECORD  3)
  892.  
  893.      Name: John Smith   or     Name: Smith, John
  894.      Company:
  895.      Address: 239 Forest Hills Blvd.
  896.      City: West Palm Beach     Prov/St: FL      PCode: 33401
  897.  
  898.      HOW LABEL APPEARS
  899.  
  900.  
  901.      John Smith
  902.      239 Forest Hills Blvd.
  903.      West Palm Beach, Fl
  904.      33401
  905.  
  906.  
  907.          THE ADDRESS BOOK            Page 19                    Version 3.00
  908.  
  909.                   <F7> PRINT MODE(cont'd)
  910.       FIRST BOX
  911.  
  912.            KEYS                        ACTION
  913.  
  914.        Up/Dn Arrow            Moves up or down choices.
  915.  
  916.        Enter            Moves to second box.
  917.  
  918.        Esc                Returns you to MAIN MODE or
  919.                     SEARCH MODE (your last mode).
  920.  
  921.       SECOND BOX
  922.  
  923.        Up/Dn Arrow            Moves up or down choices.
  924.  
  925.        PgUp                Moves you back to first box.
  926.  
  927.        Enter            Does print job requested, except
  928.                     in Label where you are taken to
  929.                     another box.
  930.  
  931.        Esc                Returns you to MAIN MODE or
  932.                     SEARCH MODE (your last mode).
  933.  
  934.       THIRD BOX
  935.  
  936.            Up/Dn Arrow            Moves up or down choices.
  937.  
  938.        PgUp                Moves you back to second box.
  939.  
  940.        Enter            Does print job requested, except
  941.                     in Folder Label where you are taken
  942.                     to another box.
  943.  
  944.        Esc                Returns you to MAIN MODE or
  945.                     SEARCH MODE (your last mode)
  946.  
  947.       FOURTH BOX
  948.  
  949.            Up/Dn Arrow            Moves up or down choices.
  950.  
  951.        PgUp                Moves you back to third box.
  952.  
  953.        Enter            Does print job requested, except
  954.                     in Company+Name where you are taken
  955.                     to another box.
  956.  
  957.        Esc                Returns you to MAIN MODE or
  958.                     SEARCH MODE (your last mode).
  959.  
  960.       FIFTH BOX
  961.  
  962.            Up/Dn Arrow            Moves up or down choices.
  963.  
  964.        PgUp                Moves you back to fourth box.
  965.  
  966.        Enter            Does print job requested.
  967.  
  968.        Esc                Returns you to MAIN MODE or
  969.                     SEARCH MODE (your last mode).
  970.  
  971.  
  972.  
  973.          THE ADDRESS BOOK           Page 20                   Version 3.00
  974.  
  975.  
  976.  
  977.                   <F8> FILES MODE
  978.  
  979.  
  980.  
  981.  
  982.     Pressing the <F8> key allows you to change files by taking
  983.     you to first screen where you can enter a new or existing file
  984.     name.
  985.  
  986.     You will first be given the opportunity to return to where you
  987.     were by pressing <Esc> or continuing on to change files by
  988.     pressing <Enter>.
  989.  
  990.     Once you have pressed <Enter>, you will be given the opportunity to
  991.     save the tagged records or not save them. If you choose to save them,
  992.     the next time you return to this file a message will appear telling
  993.     you that there are tagged records in this file & all records tagged
  994.     the last time you used this file will still be tagged ready for use.
  995.  
  996.     After decide 'Y'es or 'N'o you can now type in the file you wish to
  997.     work with & press <Enter> again. Or, if this time you wish to
  998.     work with the default file 'ADDRESS.FIL' just press <Enter>.
  999.  
  1000.  
  1001.            KEYS                        ACTION
  1002.  
  1003.  
  1004.        <Esc>            Takes you back to the file with
  1005.                     which you were working.
  1006.  
  1007.        <Enter>            You will be have the opportunity to
  1008.                     'SAVE TAGS' Yes or NO. If you say
  1009.                     'Y'es the file will be saved with all
  1010.                     tagged records in place so that on
  1011.                     returning to the same file you will
  1012.                     find all previously tagged records
  1013.                     still tagged.
  1014.                     If you choose 'N'o, the file will be
  1015.                     terminated without the tags.
  1016.  
  1017.                     After making your choice THE ADDRESS
  1018.                     BOOK continues on to allow you to
  1019.                     enter a    new file name.
  1020.